第一章  总  则

 

第一条  校内会议是校党政领导制定学校方针政策、决定重要事项、贯彻上级指示、检查布置工作、调查研究的重要方式。为改进工作作风，精简会议，缩短会议时间，加强会议管理，提高会议质量，根据上级有关规定，结合学校实际，制定本办法。

 

第二章  会议召开原则

 

第二条  坚持会议统筹审批制度，以学校名义召开的会议，方案须报学校校长办公会、常委会或者主要领导同志批准。学校及各单位（部门）召开会议应遵循如下原则：

（一）精简。本着减少次数、缩短会议时间、减少与会人员、减少出席会议领导人数的原则，逐步利用现代网络和通信传播工具部署工作。凡没有结合实际研究解决具体问题的会议不开；凡可用其它方式解决问题的会议不开；凡可合并召开的会议合并召开。一般性工作会议原则上会议时间不超过1小时。

（二）高效。召开会议应务求实效，主题鲜明，承办单位（部门）会前应精心准备、周密安排，会前要广泛开展调研，形成书面建议方案，确保会议能集中精力研究和解决实际问题，收到实效。

（三）务实。会议主持人要始终掌握会议进程。与会人员会前应结合会议主题加强调研和理性思考，会中应集中精力研究和解决与会议议题相关的问题。对于重大的、紧急的问题，可采取现场办公会议形式，及时协调研究解决有关问题。

（四）节约。会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照有关廉政建设的各项规定执行。细化会议经费管理，不在景区和高档酒店开会，工作会议一律不摆放花草、不制作背景板、不挂标语、不安排代表合影。除特定会议外，不统一制作和发放文件袋（包）、笔记本等办公用品，不安排茶歇或摆放水果。会议期间，一律不安排宴请和消费性质的健身、娱乐活动，不得借故绕道和组织外出参观、游览，严禁套取会议资金。

第三条  每周星期一为学校无会日，原则上不安排学校层面上的会议。

 

第三章  会议种类及负责部门

 

第四条  按照会议的内容和性质划分，学校的会议主要有代表会议、决策会议、专项会议、纪念会议、现场办公会和重要来访或外事活动而组织的会议等。

（一）代表会议。指依照法律或有关组织章程必须按期召开的，讨论和决定需要及时解决的重大问题的会议，如党代会、教代会、学代会、团代会。学校代表性会议的组织工作，由相关职能部门成立会议筹备领导小组及下设机构负责，领导小组组长一般由校级领导担任，领导小组下设机构一般包括综合组、秘书组、会务组、宣传组等。

（二）决策会议。指各级领导班子贯彻民主集中制原则，集体讨论决定重要事项或战略发展问题的会议，如各级党委的常委会、校长办公会、二级院系党政联席会等。学校领导班子常委会、校长办公会等由党委办公室•校长办公室负责组织，二级院系党政联席会由二级院系根据实际需要自行组织。

（三）专项会议。指为研究某项工作，研讨和解决某个问题而召开的专业性很强的会议。它分为两种类型：一是业务性的，一般是以业务部门的名义召集，如教学工作会、科研工作会、学生教育管理工作会等；一是学术性的，一般是以学术团体的名义召集或部门代学校承办的全省性或全国性会议等，如老年健康服务人才培养高峰论坛等。专项会议的组织工作，一般按会议内容由相关职能部门牵头，如工作需要，分管校领导可指派有关部门配合会务工作。

（四）纪念会议。指为纪念重大历史事件或重要人物、重大节日而召开的会议，如校庆等。由主持会议的校领导指定相关部门和单位负责组织，其他部门和单位予以配合。

（五）现场办公会。现场办公会是指为解决各种紧迫问题而专题召开的会议，如实验室建设现场会、重要基建项目现场会等。现场办公会一般由校领导指定与会议内容直接相关的部门负责组织。

（六）重要来访和外事活动是指迎接上级机关检查、兄弟院校及国内外合作机构交流考察而组织的会议，如上级领导视察工作汇报会，兄弟单位、国外合作机构来访交流座谈会等。重要来访和外事活动而组织的会议由党委办公室•校长办公室负责组织，或直接由校领导指定部门负责组织，党委办公室•校长办公室协助。

第五条  上述会议的牵头部门，负责发布会议通知、拟定会议议程、准备会议材料、落实布置会场、安排会议记录、草拟会议纪要、督促和检查会议决定（精神）的落实情况。会议纪要及落实结果及时报党委办公室•校长办公室备案。

 

第四章  会议组织的基本程序

 

第六条  会前准备

（一）会议方案确定。事先要确定会议名称、时间、议题、议程、地点、参会人员范围，并在此基础上拟好会议通知，报有关领导审签后正式印发相关部门和相关人员。各院系部处召开的会议如需邀请校领导出席，除事先征得该校领导同意外，还需将会议方案报学校党委办公室•校长办公室备案。

（二）会议材料准备。大型会议、业务会议及重要来访和外事活动而组织的会议所需的主题报告、相关文件、主持词、领导讲话稿及交流材料等，各会议牵头部门要在会前组织人员认真起草，并在进行广泛讨论后，提交相关校领导审定。如会议需要，还要将材料印制成册以供参会人员使用。　　

（三）会场布置。会场布置工作由会议方案中所确定的相关部门负责，包括会场卫生、会标、主席台名牌摆放、扩音录像、座次安排等环节。会场卫生要清洁舒适，会标要简炼明白，突出会议主题，字体庄重优美，主席台名牌摆放要顺序合理，扩音设备要提前调试，录像要安排到人，座次要集中紧凑。

第七条  会中服务

（一）会议开始前，要引导开会人员签到，按会前准备的座次就座，及时点名，并将参会人员情况报告主持人。

（二）会中要根据会议议程进展，注意做好会议组织衔接工作（包括会议发言、颁奖、参茶、扩音、摄像等）。

（三）会议期间，要认真做好记录，一些重要会议要做好录音录像工作。

（四）会议进行过程中，要注意会场内外联系，对发生的一些出乎意料的临时变动，会议组织人员要根据领导同志的指示和实际情况，采取应急措施，妥善解决。

第八条  会后工作

（一）按要求对会议进行及时、准确的宣传报道。

（二）会议结束后，对会议形成的各类文件资料都要及时立卷归档。

（三）对会议作出的各项决定决议，会后要梳理登记，形成会议纪要，并协调有关部门和人员及时督办。

 

第五章  会议纪律

 

第九条  会议纪律是会议组织和召开的重要保证，凡组织和参加会议的人员都要严格遵守会议纪律。

（一）与会人员必须按会议通知时间提前10分钟到会，不得迟到、早退、缺席或找人代会。如有特殊情况确实不能参会，应提前向有关部门请假。

（二）室内召开的任何会议，禁止吸烟；会议期间应关闭通讯工具或调整为静音、振动模式。

（三）会议时间须限时，无特殊情况应按时结束，与会人员发言应紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。

（四）会议内容如有保密事项，与会人员必须要遵守保密制度，对会议所涉及的保密事项，要从记录、文件起草打印、传递归档等环节，严格管理，严守会议秘密。

（五）各单位（部门）不得擅自接待校外会议；未经批准，因擅自接待会议而对学校工作、声誉造成不良影响的，要追查有关单位负责人的责任。

 

第六章  会议经费

 

第十条  会议经费纳入年度经费预算；未预算经费的临时性会议，按学校有关规定申请报批。

第十一条  会议经费须严格管理，专款专用，勤俭节约。

 

第七章  附  则

 

第十二条  会议室的管理。学校各类会议室，由相关部门负责管理，会议需要使用会议室时，承办单位（部门）应提前与管理会议室的相关部门协调。会议主办部门要严格遵守会议室使用管理规定，爱护设施设备和环境卫生。

第十三条  本办法从印发之日起施行，由党委办公室•校长办公室负责解释。