各单位（部门）：

自学校OA系统在线签批试运行以来，公文审签、发布逐步由线下走向线上，进一步提高了办公效率。根据《成都医学院办公自动化（OA）系统使用管理办法》（成医〔2020〕74号），结合前期情况，为进一步做好公文发布、归档工作，现将相关要求通知如下：

一、严格把关发布流程，避免公文反复调整

1.统一公文发送格式。OA系统内发布的公文需勾选“正文转PDF”选项，以PDF格式发布。

2.坚持公文严谨性。目前，一些单位（部门）经常出现多次调整已发布公文的情况，严重影响学校公文严谨性和政令畅通。经校领导研究要求：

一是各单位（部门）严格做好公文逐级审批、逐级校核工作，尽可能避免对已发布公文的“修改”或“删除”；

二是如确需调整的公文，应在3-5分钟内完成调整；若超过5分钟，新发布的公文，应在标题处作“XX月XX日XX时XX分发布的版本作废，以此件为准”的说明；

三是党院办将对各单位（部门）公文调整的情况作统计，并适时通报。

二、及时做好公文归档，避免提交归档遗漏

1.公文归档原则和要求。学校电子公文归档实行纸质文档和电子文档同步双套归档制。按照“谁产生，谁存档，谁归档”的原则，最终公文档案（含校级文件）由公文拟稿人所在单位形成存档纸质材料，在档案馆指导下归档移交。

公文在正式发布后（发布日期即签发日期），拟稿人打印全套文件（文单+正文+附件）在电子签名旁签字复核，拟稿人所在单位（部门）负责人在电子签名旁签字复核，加盖单位（部门）公章后，方可作为存档纸质材料。

2.表单归档原则和要求。事务模板下的各类办事表单按照“谁主管，谁存档”的原则存档备查。若需列入归档的材料，则按学校档案归档相关要求执行。

表单在线审批完成后，拟稿人打印全套文件（文单+正文+附件）在电子签名旁签字复核，拟稿人所在单位（部门）负责人在电子签名旁签字复核，加盖单位（部门）公章交到单位二级管理员处。二级管理员在审批流程结束后的10个工作日内，交业务主管（归口）部门存档。

   “校党委常委会议题单”“校长办公会议题单”，须在校领导签发后，按上述要求及时下载打印全套资料，签字盖章，在上会前，尽早交到党院办相关科室工作人员处，避免遗漏。