为深入贯彻落实中央八项规定精神和省委、省政府十项规定精神的实施细则，进一步规范公文拟制、办理、管理等一系列公文处理工作，切实改进文风，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—2012），依据《成都医学院公文处理办法》（党办函〔2012〕41号），结合工作实际，特制定本规范。

一、常用公文种类

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外发布人才招聘、招投标事项等重要事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对某一重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、规范发文字号

（一）校级文件。上行文、下行文。党的工作使用“中共成都医学院委员会文件”红头，编“成医委〔20XX〕X号”；行政工作使用“成都医学院文件”红头，编“成医〔20XX〕X号”；党政联合行文，使用党政联合文件红头，编“成医委〔20XX〕X号”。

（二）校级函件。对外平行文。党的工作使用“中共成都医学院委员会”函件红头，编“成医委函〔20XX〕X号”；行政工作使用“成都医学院”函件红头，编“成医函〔20XX〕X号”。

（三）学校纪委、群团组织及学术机构等文件及函件

1.学校纪委上行文、下行文，使用“中共成都医学院纪律检查委员会文件”红头，编“成医纪检〔20XX〕X号”；对外平行文，使用“中共成都医学院纪律检查委员会”函件红头，编“成医纪检函〔20XX〕X号”；纪委办公室向各二级党组织行文，使用“中共成都医学院纪律检查委员会”函件红头，编“成医纪检办函〔20XX〕X号”。

2.学校工会上行文、下行文，使用“成都医学院工会文件”红头，编“成医工会〔20XX〕X号”；对外平行文，使用“成都医学院工会”函件红头，编“成医工会函〔20XX〕X号”；工会办公室向各二级分工会行文，使用“成都医学院工会”函件红头，编“成医工会办函〔20XX〕X号”。

3.学校团委上行文、下行文，使用“共青团成都医学院委员会文件”红头，编“成医团委〔20XX〕X号”；对外平行文，使用“共青团成都医学院委员会”函件红头，编“成医团委函〔20XX〕X号”；团委办公室向各二级学院团委行文，使用“共青团成都医学院委员会”函件红头，编“成医团委办函〔20XX〕X号”。

4.学校学术委员会、学位评定委员会等机构下行文，使用“成都医学院学术委员会文件”红头，编“成医学术委〔20XX〕X号”；使用“成都医学院学位评定委员会文件”红头，编“成医学位委〔20XX〕X号”。其他机构根据需要参照执行。

（四）部门函件。党（纪）委、行政职能部门和辅助单位对全校平行文（属于职能部门职责范围内的事项，或上级主管部门内设单位直接向学校相关部门发送的函件，可根据情况由学校相应部门直接函复。除此之外，仅党委办公室、校长办公室可以对外平行文），党的工作使用“中共成都医学院委员会”函件红头，编“成医委X（部门代字，见附件3）函〔20XX〕X号”；行政工作使用“成都医学院”函件红头，编“成医X函〔20XX〕X号”；党政联合行文（仅限党委办公室、校长办公室使用），编“成医委办函〔20XX〕X号”。

三、工作规范

（一）严格控制公文数量

凡属以下情况的，不再制发公文：

1.国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；

2.上级有普发性文件，且未明确要求出台贯彻文件的；

3.现行公文仍然适用的；

4.就某项工作已作出安排部署、已明确任务的；

5.对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；

6.可使用电话、OA系统、会议等手段办理的。

（二）弘扬“短实新”文风

1.严把发文关。科学制定并严格执行年度发文计划，减少临时性发文，从严控制校级文件、简报数量。

2.严控篇幅关。公文应简明扼要、准确规范，避免冗长空洞、穿靴戴帽，除部署全校性工作外，部署某领域重要工作的公文一般不超过4000字，部署专项工作或任务的公文一般不超过2500字。报送上级单位的请示、报告，公文正文内容一般不超过1500字。

3.严守质量关。公文需结合学校实际，提出新举措、新要求，避免不经思考、不加研判层层转发文件，杜绝照搬照抄上级文件。重要政策表述不准确、与上级文件和相关法律法规相违背的文稿，未注明发文依据的文稿，涉及多个部门意见未达成一致或未完成会签的文稿（决策会议前已通过部门会签的，不再重复会签），应当经决策会议审定而未经会议通过的文稿，坚决不发文。

（三）加强全周期管理

1.发文规范。学校推行无纸化办公，除涉密和不宜通过协同办公自动化系统（以下简称“OA系统”）运转的公文外，原则上公文发布、处理均在OA系统上进行。OA系统中公开发布的电子公文，与正式纸质公文具有同等效力。如属于信息公开的事项，还应通过信息公开专题网站和部门网站向社会公布。重要规章制度出台或全局性工作安排，还应通过新闻报道等方式向外界发布。

2.审批规范。各单位（部门）发文时，拟稿人均应填写《成都医学院发文稿纸》（OA发文单），附文稿，经逐级审签后发文。校级文件（发文代字为“成医委”“成医”）由主办单位（部门）负责人（会签部门负责人）、分管校领导审核后，学校主要领导签发；校级函件（发文代字为“成医委函”“成医函”），由主办单位（部门）负责人（会签部门负责人）审核后，分管校领导或学校主要领导签发（由书记、校长签发的，需先经分管校领导审核）。学校纪委、工会、团委文件和函件及部门函件，由主办单位（部门）负责人审核后，分管校领导或学校主要领导签发。二级党组织和二级学院（系、部）发文，由各单位主要领导签发。

3.编发规范。校级文件、函件，由党委办公室、校长办公室统一编号、印制、加盖党委或行政印章、发文。其他文件按照“谁编发、谁提报、谁印发”的原则，由公文拟稿人所在单位（部门）编号、印制、加盖党委或行政印章、发文。凡属单位（部门）主责范围内的一般性工作通知，可直接由部门发文或部门联合发文，不再由学校党委或行政发文。

4.办理规范。通过四川省教育厅办公系统从上级主管部门收到的公文，由党委办公室、校长办公室统一登记，通过学校OA系统运转，办公室负责人提出拟办意见，经校领导审示后，转有关单位（部门）办理。上级部门或外单位直接发学校有关部门的公文：来文主送单位为“中共成都医学院委员会”、“成都医学院”的，由学院机要保密室验收登记后，送党委办公室、校长办公室运转；此外，由收文单位填写“成都医学院公文处理专用笺”，单位负责人提出拟办意见，按照领导批示办理，并做好文件的贯彻落实和保管工作。

5.归档规范。学校公文归档实行纸质文档（原件）和电子文档同步双套归档制。具有档案价值的各类公文、呈批件、请阅件、合同等，按照“谁产生，谁存档，谁归档”的原则，由公文拟稿人所在部门（单位）形成规范档案材料，做好保管工作，定期在档案馆指导下移交。具体归档流程按学校相关管理办法执行。

（四）规范请示报告及议题撰写

1.校内请示。各单位（部门）向学校领导请示工作、请求批准，均使用“呈批件”。由各单位（部门）自行统一编“成医X请〔20XX〕X号”（套发文代字），呈学校领导签批。二级学院一般不直接使用呈批件，如需请示工作，应先以文件形式向有关职能部门（含群团组织）报告，由职能部门拟制呈批件，报送校领导审批。

2.校内请阅。各单位（部门）向学校领导报告工作，均使用“请阅件”，由本单位（部门）自行统一编“成医X阅〔20XX〕X号”（套发文代字），呈学校领导签阅。

3.议题撰写。职能部门（含群团组织）如有提请学校党委常委会、校长办公会审议的事项，需按要求提前撰写报批议题。议题应包括主要内容，形成过程，调查研究、意见征集、合法合规性审查、前期会议审议情况，需研究解决的事项等，并附会议纪要代拟稿。

四、其他事项

党委办公室、校长办公室是学校公文处理的管理机构，对学校公文处理工作具有指导、督促职能，应着眼全校公文水平的提升，定期组织公文处理业务培训。

本规范自发布之日起实施，未尽事宜按照《成都医学院公文处理办法》（党办函〔2012〕41号）执行，由党委办公室、校长办公室负责解释说明。其他文件与本规范不相一致的，以本规范为准。

 

附件：1.成都医学院公文格式规范

2.常用公文格式图例

3.成都医学院单位（部门）发文代字

4.党委常委会、校长办公会议题撰写模板

 

附件1

 

成都医学院公文格式规范

 

1.文件标题。标题居中。字号：2号，字体：方正小标宋简体。

2.主送机关。首字顶格。字号：3号，字体：仿宋GB2312。

3.文件正文。首字缩进2字。字号：3号，字体：仿宋GB2312。

4.一级标题。字号：3号，字体：黑体，序号：一、二、三、……（序号后为“、”）。

5.二级标题。字号：3号，字体：楷体GB2312，序号：（一）（二）（三）…….（括号后不加标点符号）。

6.三级标题。字号：3号，字体：仿宋GB2312加粗，序号：1.2.3…….（序号后为“.”）。数字字体一般为Times New Roman。

7.发文编号。“〔20XX〕”使用六角符号“〔〕”，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），字号：3号，字体：仿宋GB2312。

8.页面设置。纸张A4纸，页边距：上3.7厘米、下3.5厘米，左右各2.7厘米（或左2.8，右2.6）。行间距：28磅。页码：四号宋体，数字左右各加“—”一条，奇偶页码靠边一个字位置，奇数页靠右，偶数页靠左。

9.附件排版。附件另面排版，在版记之前。“附件”二字及附件顺序号（阿拉伯数字）用3号黑体字顶格排版在版心左上角第一行。附件标题居中排版排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

10.文稿打印。各类文稿一般采用双面打印。

附件2

常用公文格式图例

 

文件标题（2号小标宋简体）

 

主送机关：（标题下一行顶格，3号仿宋GB2312）

XXXXXXXXXX（正文3号仿宋GB2312）

一、XXX(黑体)

XXXXXXXXXX（正文3号仿宋GB2312）

（一）XXX（楷体GB2312）

XXXXXXXXXX（正文3号仿宋GB2312）

1.XXX仿宋（加粗）

XXXXXXXXXX（正文3号仿宋GB2312）

（1）XXX仿宋GB2312

XXXXXXXXXX（正文3号仿宋GB2312）

 

附件：1.XXXXXXX (正文下空一行，名称后不加标点符号)

2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXX（如需提行，下一行与“.”后首字对齐）

 

发文机关（以成文日期为准居中排版）

成文日期（使用阿拉伯数字，右空四字）

附件3

 

成都医学院单位（部门）发文代字

 

单位（部门）	适用发文代字
中共成都医学院委员会	成医委、成医委函
成都医学院	成医、成医函
中共成都医学院纪律检查委员会	成医纪检、成医纪检函
党委办公室、校长办公室	成医委办函、成医办函
党委组织部、党校	成医委组函
党委宣传部、党委统战部	成医委宣函、成医委统函
学生工作部（处）	成医委学生函、成医学术函
党委武装部、保卫部（处）	成医委武函、成医保卫函
党委教师工作部、人事处	成医委教师函、成医人事函
党委研究生工作部、研究生院	成医委研函、成医研函
校纪委办公室	成医纪检办函
发展规划处	成医发规函
教务处	成医教务函
科技处	成医科技函
计划财务处	成医计财函
审计处	成医审计函、成医审通、成医审报
国有资产管理处	成医国资函
对外交流合作处	成医外合函
实验室与设备管理处	成医实设函
基建工程处	成医基建函
后勤管理处	成医后勤函
创新创业学院	成医创新创业
校工会	成医工会、成医工会函、成医工会办函
校团委	成医团委、成医团委函、成医团委办函
图书馆	成医图书函
现代教育技术中心	成医现教函
学报编辑部	成医学报函
四川养老与老年健康协同创新中心	成医协同
基础医学院	成医基础委、成医基础
药学院	成医药学委、成医药学
检验医学院	成医检验委、成医检验
护理学院	成医护理委、成医护理
公共卫生学院	成医公卫委、成医公卫
生物科学与技术学院	成医生科委、成医生科
大健康与智能工程学院	成医大智委、成医大智
心理学院	成医心理委、成医心理
马克思主义学院	成医马院委、成医马院
继续教育学院	成医继教委、成医继教
公共教学中心	成医公教委、成医公教
临床医学院、第一附属医院	成医临床委、成医附院委，成医临床、成医附院
老年健康学院	成医老健委、成医老健
学校学术委员会	成医学术委
学校学位评定委员会	成医学位委
议事协调执行机构	发文代字根据需要临时确定

 

备注：呈批件、请阅件发文代字参照执行。

附件4

 

党委常委会、校长办公会议题撰写模板

 

一、党委常委会议题模板：关于XXXXX的议题

如：关于《成都医学院XXXXX 办法》的议题

关于修订《成都医学院XXXXX办法》的议题

关于XXXXX的报告

关于XXXXX的情况汇报

 

校常委：

根据XXXXXXX情况，结合学校实际情况，在征求各单位（部门）意见、调研省内相关高校XXXXXXX工作的基础上，XXXX对《成都医学院XXXXXXXXX办法（试行）》进行了修订。具体如下。

一、议题内容

议题内容要简明扼要，突出重点，凡属规章制度和政策性文件、材料文稿等，需说明起草过程、主要特色亮点，若是对原规章制度进行修订的，则说明其异同。重大事项请示，需重点说明需研究解决的事项。

二、调查研究情况（根据议题内容提交）

包括调研的时间、范围、结果。

三、意见建议征集和采纳情况（根据议题内容提交）

（一）征求意见范围和过程以及意见采纳情况，未采纳的要逐条说明原因。

（二）专题会议审议情况。

四、合法合规性审查情况（根据议题内容提交）

合法合规性审查情况以及对审查意见的采纳情况，未采纳的要逐条说明原因。

五、校长办公会审议情况（根据议题内容提交）

经校长办公会20XX年第XX次会议审议通过。重点说明根据校长办公会意见修改情况。

妥否，请审议。

 

附：党委常委会纪要代拟稿（模板）

根据XXXXXXX情况，结合学校实际情况，在征求各单位（部门）意见、调研省内相关高校XXXXXXX工作的基础上，XXXX对《成都医学院XXXXXXXXX办法（试行）》进行了修订。修订后的《实施办法》已通过合法性、合规性审查，经XXXX（如财经领导小组会、新校区建设指挥部办公会）20XX年第XX次会议、校长办公会20XX年第XX次会议审议通过。（涉及人、财、物、时间等，需要明确具体内容）

议定：与会校常委认真讨论研究，一致同意通过修订后的《成都医学院XXXXXXXXX办法》。XXX（校领导）负责，XXXX按程序推进后续工作（印发实施）。

 

 

附件：1.议题内容完整文稿（计划印发的文件、工作方案、

合同等）

     2.合法性审查意见书（根据议题内容提交）

     3.合规性审查意见书（根据议题内容提交）

     4.其他材料（根据议题内容提交）

 

                            XXXX

                                    20XX年X月X日

 

 

二、校长办公会模板：关于XXXXX的议题

如：关于《成都医学院XXXXX 办法》的议题

关于修订《成都医学院XXXXX办法》的议题

关于XXXXX的报告

关于XXXXX的情况汇报

 

校领导：

根据XXXXXXX情况，结合学校实际情况，在征求各单位（部门）意见、调研省内相关高校XXXXXXX工作的基础上，XXXX对《成都医学院XXXXXXXXX办法（试行）》进行了修订。具体如下。

一、议题内容

议题内容要简明扼要，突出重点，凡属规章制度和政策性文件、材料文稿等，需说明起草过程、主要特色亮点，若是对原规章制度进行修订的，则说明其异同。重大事项请示，需重点说明需研究解决的事项。

二、调查研究情况（根据议题内容提交）

包括调研的时间、范围、结果。

三、意见建议征集和采纳情况（根据议题内容提交）

（一）征求意见范围和过程以及意见采纳情况，未采纳的要逐条说明原因。

（二）专题会议审议情况。

四、合法合规性审查情况（根据议题内容提交）

合法合规性审查情况以及对审查意见的采纳情况，未采纳的要逐条说明原因。

五、是否提请党委常委会审定（根据议事规则）

是/否。

妥否，请审议。

 

附：校长办公会纪要代拟稿（模板）

根据XXXXXXX情况，结合学校实际情况，在征求各单位（部门）意见、调研省内相关高校XXXXXXX工作的基础上，XXXX对《成都医学院XXXXXXXXX办法（试行）》进行了修订。修订后的《实施办法》已通过合法性、合规性审查，经XXX（如财经领导小组会、新校区建设指挥部办公会）20XX年第XX次会议审议通过。

议定：经与会领导研究，一致同意通过修订后的《成都医学院XXXXXXXXX办法》。XXX（校领导）负责，XXXX按照校长办公会意见修改完善后提交党委常委会审定（按程序推进后续工作/印发实施）。

 

附件：1.议题内容完整文稿（计划印发的文件、工作方案、

合同等）

     2.合法性审查意见书（根据议题内容提交）

     3.合规性审查意见书（根据议题内容提交）

     4.其他材料（根据议题内容提交）

 

XXXX

XXX年X月X日